Why choose Silloge if you are a public organization?
Silloge is the contribution of Siav to the digital transformation of the Public Administration. The solution has been designed and developed based on the principles defined by the CAD (Codice di Amministrazione Digitale) and the three-year plan for ICT in Public Administration.
OPEN SOURCE
Silloge is perfectly consistent with the cloud computing and open source technologies paradigms: each public administration choose the ways of service is provided basing on its size and needs.
API
Through standard API implementation, the solution is fully and naturally embeddable with all the immaterial platform laid down by the Public Administration digitalization models
COMPLIANCE
Safe documents management, full compliance with data-processing laws. Advanced dashboard and features for the activities trend and anomalies monitoring.
USER CENTRIC
Silloge is the Enterprise Information Management solution that represents a Digital Workplace for the organizatione. Users are at the hearth of the system, that proactively suggests to-do activities.
Efficient Informatic Protocol management
Protocols in a few seconds. Regardless of the document type that have to be registered, you can manage in a simple way the file metadating, archival collation and classification from a single window. The protocol management, as well as the solution, has been designed in order to offer the maximum user-friendliness and ensure high productivity performance, allowing users to minimize the clic number needed for the registration. Within the protocol card, in addition to the main document, it is possible to attach one or more file, all viewable in preview mode.
Maximize the productivity. Silloge allows to apply a digital stamp bearing the number and the date of the protocol avoiding to invalidate the digital signature. In case of protocol cancellation the system suggests proactively, through an automated workflow, all the necessary steps for the cancellation. Furthermore, Silloge generates the daily protocol register automatically.
Different protocols for different needs. Manage and protocols for documents that have been received (incoming protocol), sent (outgoing protocol) or exchange within the organization (internal protocol).
Multi-format. Protocol natively digital documents by flipping through your PC folders or upload them with a drag & drop. Manage digitally analog file that have been received paper-based immediately after the scanning.
Protocol e-mail attachments. It is possible to protocol the attachments of an ordinary or certified e-mail. The system highlights if the message and the related document have to be picked up or has already been handled by another colleague.
Archival Collation: compliant and ordered documents
Classification scheme. Silloge allows the classification scheme management in an intuitive way, while ensuring the compliance with the regulation of public administration in the field of archival collection.
Everything in order. Configure classification plan and define, for each kind of folder present on the system, the hierarchy of subfolder that is possible to insert or, eventually, that are automatically generated by the system according the setted rules.
Flexibility. The maximum flexibility ensured by Silloge allows, for example, the creation of custom metadata and to satisfy the specific needs of each organization. The solution ensures to specify the state of each folder, determining wheter can be considered closed or open and ready to classify other document card.
Efficient Informatic Protocol management
Maximize the productivity. Silloge allows to apply a digital stamp bearing the number and the date of the protocol avoiding to invalidate the digital signature. In case of protocol cancellation the system suggests proactively, through an automated workflow, all the necessary steps for the cancellation. Furthermore, Silloge generates the daily protocol register automatically.
Protocols in a few seconds. Regardless of the document type that have to be registered, you can manage in a simple way the file metadating, archival collation and classification from a single window. The protocol management, as well as the solution, has been designed in order to offer the maximum user-friendliness and ensure high productivity performance, allowing users to minimize the clic number needed for the registration. Within the protocol card, in addition to the main document, it is possible to attach one or more file, all viewable in preview mode.
Different protocols for different needs. Manage and protocols for documents that have been received (incoming protocol), sent (outgoing protocol) or exchange within the organization (internal protocol).
Multi-format. Protocol natively digital documents by flipping through your PC folders or upload them with a drag & drop. Manage digitally analog file that have been received paper-based immediately after the scanning.
Protocol e-mail attachments. It is possible to protocol the attachments of an ordinary or certified e-mail. The system highlights if the message and the related document have to be picked up or has already been handled by another colleague.
Archival Collation: compliant and ordered documents
Classification scheme. Silloge allows the classification scheme management in an intuitive way, while ensuring the compliance with the regulation of public administration in the field of archival collection.
Everything in order. Configure classification plan and define, for each kind of folder present on the system, the hierarchy of subfolder that is possible to insert or, eventually, that are automatically generated by the system according the setted rules.
Flexibility. The maximum flexibility ensured by Silloge allows, for example, the creation of custom metadata and to satisfy the specific needs of each organization. The solution ensures to specify the state of each folder, determining wheter can be considered closed or open and ready to classify other document card.
6 features that make Silloge unique
6 features that make Silloge unique
Siav’s know-how at the service of the #UserExperience
Ergonomy. Each features of Silloge is developed in order to maximize the software ergonomics using Siav’s know-how earned in more than 30 years field experience and more than 3.000 documents and processes digitalization projects.
Design. The interface design makes extensive use of symbols and icons, using simple text messages and a easy to understand language for all users. All the activities to be done are shown by hexagons that, depending on the color, indicate the task.
Customization. The dashboard is highly flexible: it’s possible to customize the management, search and visualization of tasks, documents and information.
Proactivity. For each log-in system drives user among to-do activities: vengono infatti proposte, in modo proattivo, le attività da svolgere, quelle eventualmente scadute ed evidenziate le priorità da gestire.
Pienamente #Integrabile.
Il baricentro della gestione informativa aziendale
Cloud-native. Nativamente cloud, Silloge dispone di un ampio ventaglio di integrazioni, sia sincrone che asincrone, che garantiscono un dialogo costante e capillare all’interno dell’organizzazione: ecco perché è il baricentro della gestione informativa aziendale.
Web Services. Silloge si integra con le soluzioni applicative aziendali grazie all’utilizzo dei web services delle interfacce REST e JSON e anche di un client Java che permette di richiamare l’applicativo da un template esempio di progetto SDK.
Autenticazione. Grazie al modulo di autenticazione che si integra con i sistemi già presenti in azienda tramite LDAP o SAML, gli utenti accedono a Silloge con le medesime credenziali di accesso della rete aziendale, snellendo il lavoro del dipartimento IT.
Una soluzione #Flessibile per soddisfare le tue esigenze
Personalizzazione. Tramite il Configuratore di Silloge puoi personalizzare la progettazione dello spazio documentale e il comportamento della soluzione da un punto di vista applicativo.
Rapidità. L’interfaccia del configuratore è intuitiva e consente di definire, in pochi click, nuove classi documentali, processi, liste per la gestione dei dati, rubriche e regole di visibilità per utenti, gruppi o uffici.
Autonomia. La profondità delle configurazioni realizzabili e la sempicità con le quali esse possono essere svolte rendono Silloge uno strumento estremamente flessibile. Grazie al workflow designer, ad esempio, è possibile disegnare flussi di lavoro anche complessi, senza dover inserire codici di programmazione, garantendo al dipartimento IT una rilevante autonomia di personalizzazione della soluzione, rendendola perfettamente aderente alle esigenze aziendali.
Il futuro è #DigitalWorkplace.
Ricrea la tua scrivania virtuale
Mobile. Nell’era in cui il lavoro in mobilità è sempre più frequente, accedere al tuo patrimonio informativo in ogni momento e da ogni luogo è di fondamentale importanza. Con Silloge ti serve solo una connessione ad internet per poter lavorare.
Task. Lavorare in modalità collaborativa con Silloge è facile. Richiedi l’approvazione o la firma di un documento con un click, stabilendo quale collega o ufficio debba occuparsene e definendo entro quale data essa vada svolta.
Workflow. Digitalizza i processi e configura flussi di lavoro che step by step propongano agli utenti o agli uffici preposti le attività da svolgere. Crea e-mail automatiche che il sistema invierà, ad esempio, in caso di non completezza di alcune attività.
Comunicazione. Silloge consente di interagire rapidamente con colleghi e reparti, ma anche con fornitori e clienti,unificando la gestione di documenti e processi e riducendo il numero di e-mail.
Gestione dell’informazione #Efficiente.
Ricerche Google style
Produttività. La proliferazione di documenti e contenuti digitali comporta quotidianamente una difficoltà di reperimento delle informazioni e, di conseguenza, in una riduzione della produttività. Silloge è stato realizzato per consentire ricerche puntuali e rapide sia tra i documenti sia tra le attività in corso.
Controllo. Grazie alla ricerca full-text (Google style), Silloge garantisce un pieno controllo dell’informazione. Ogni parola, numero o codice contenuto nei documenti archiviati viene indicizzata dal sistema ed è quindi facilmente reperibile.
Normalizzazione. Personalizza i criteri di ricerca e crea modelli di ricerca da riutilizzare, riducendo l’impatto delle operazioni ridondanti e concentrandoti su quelle più strategiche.
Rilevanza. I risultati delle ricerche sono ordinati automaticamente per rilevanza. In questo modo vengono poste in evidenza le informazioni di maggiore interesse a seconda dell’utente che ha effettuato la ricerca.
Metti al #Sicuro documenti
e informazioni riservate
Visibilità. In linea con le più recenti normative privacy e le esigenze di riservatezza di qualsiasi azienda, Silloge consente di definire diritti e regole di visibilità puntuali per specifici utenti, gruppi o uffici.
GDPR. La gestione del dato e di tutte le informazioni archiviate è conforme alle specifiche dettate dal Regolamento Europeo sulla Privacy, il GDPR (General Data Protection Regulation).
Tracking. La sicurezza e l’integrità di ogni documento e del suo contenuto sono garantite da una tracciatura completa di tutte le attività compiute dagli utenti sui documenti.
DRM. Mediante un sofisticato meccanismo di Digital Right Management è possibile gestire in modo granulare la visibilità sui singoli campi dato e sugli oggetti archiviati.